A Veros IT, brasiliense especializada em tecnologias de transações de negócio através de imagens digitais e gestão de documentos eletrônicos, está expandindo sua atução no estado do Mato Grosso: a prefeitura de Cuiabá, o Tribunal de Contas do Estado e a Universidade Federal do Mato Grosso acabam de adotar a tecnologia desenvolvida pela empresa.

A proposta é agilizar os processos administrativos e de atendimento ao público, através do uso de documentos digitais e da automação do fluxo de processos. Com a tecnologia Veros ECM, os documentos vitais passam por métodos de indexação compatíveis com as diferentes formas de consulta relacionadas ao seu ciclo de vida.

A solução integra sistema de workflow - automação de fluxo de negócios - para mapeamento e a organização dos trâmites e procedimentos de arquivamento de todos os tipos de documentos que integram os chamados processos de negócios dos três órgãos.

Além de operar com arquivos-documento comuns, a solução integra no mesmo fluxo os elementos de menssageria eletrônica que podem ser utilizados como documento de fato. Este é o caso, por exemplo, de e-mails, gravações telefônicas, e registros de seções de atendimento ao cliente via chat ou mensagem eletrônica.

A partir da implementação, a prefeitura deverá disponibilizar, via web,  informações de interesse da população, como dívidas do IPTU, vagas em escolas públicas, e regras de loteamento urbano, além de poder acompanhar de forma on-line o andamento de requisições e protocolos.

No Tribunal de contas, os usuários poderão obter informações sobre processos em andamento e utilizar formulários eletrônicos disponíveis via web para comunicações oficiais, obtenção e envio de documentos de interesse do órgão.

Já na Universidade Federal do Mato Grosso, o sistema deverá levar serviços tanto para a administração acadêmica quanto para os docentes e dicentes, em temas que vão da pesquisa ao acervo documental até a visualização de notas de desempenho por parte dos alunos.

ECM: demanda reprimida

De acordo com Márcio Guariente, diretor executivo da Veros Tecnologia, o governo e as empresas brasileiras apresentam demanda reprimida em relação à tecnologia de ECM, entretanto, os projetos encontravam obstáculos na falta de opções adequadas à realidade local.

Ainda segundo o executivo, o Veros ECM é compatível com a quase totalidade dos ambientes de TI utilizados no país e pode ser facilmente adaptado para a operação com ambientes open-source.

A solução contempla necessidades de digitalização e captura de documentos em papel, bem como a geração ou importação de documentos - estruturados ou não estruturados - a partir de qualquer base de dados existentes nas empresas ou na administração pública. Além disso, através de uma interface intuitiva, possibilita a criação de formulários e a geração de documentos com base em modelos pré-definidos ou livremente criados pelo administrador do sistema.

Quanto ao processo de indexação dos documentos, o sistema utiliza procedimentos igualmente intuitivos, como a utilização de palavras-chaves ou associações fonéticas. A solução integra também uma ferramenta de controle de mudanças que aponta eventuais modificações realizadas em um documento, apresentando sempre a última versão e identificando a exata autoria de cada mudança.

Completa as funcionalidades o sistema de workflow associado ao de regras que avisa aos envolvidos sobre a necessidade de intervenção no trâmite de um documento e notifica o gestor sobre eventuais interrupções ou demoras no fluxo. O sistema ainda pode definir novas rotas para um determinado documento quando os tempos de espera de um trâmite superam o limite definido.