Jaison Niehues e Jéferson de Castilhos. Foto: Divulgação.

A Prefeitura de Tubarão, localizada no sul de Santa Catarina, instituiu um decreto determinando que a comunicação administrativa do município deve ser realizada exclusivamente por meio eletrônicos a partir da adoção da plataforma em nuvem 1Doc.

A busca pela plataforma surgiu em razão de ruídos na comunicação interna e dificuldades no acesso de informações sobre o andamento de demandas. 

“O principal impacto foi no andamento dos processos, pois com a tramitação eletrônica vencemos as barreiras de distância e de pessoal. Outro impacto importante é a formalização das ações e encaminhamentos, que antes ficavam dispersos em vários documentos ou mesmo não eram formalizadas”, afirma Ricardo Duarte, coordenador de informática da Prefeitura de Tubarão na época do projeto.

Desde outubro de 2017, mais de 1 milhão de documentos oficiais já foram emitidos com a plataforma, que conta com 507 usuários. Em Tubarão, mas de 63 mil pessoas foram atendidas a partir dos processos digitais. 

A 1Doc foi fundada em 2014 com o objetivo de desenvolver uma solução que oferecesse transparência para a população nas demandas municipais, além de reduzir custo com a papelada gerada pelas prefeituras. 

O sistema permite que o cidadão tenha comunicação direta via internet com a prefeitura do município para a resolução de problemas da cidade.

Jéferson de Castilhos e Jaison Niehues decidiram criar a plataforma após assumirem cargos comissionados na área de tecnologia da prefeitura de São José, na grande Florianópolis, e verificar o cenário atual dos processos municipais. 

“A minha primeira dificuldade foi conseguir uma caneta para escrever. Para obter esse simples objeto eu precisei enviar um memorando físico, assinado e carimbado para a diretoria de compras providenciar a aquisição”, relembra Niehues.

O primeiro teste da plataforma foi na prefeitura em que ambos trabalhavam. 

A solução passou a ser apresentada a outros órgãos públicos, que adotaram o sistema por meio de compra direta ou por licitação.

"Nosso primeiro cliente comercializado foi a Prefeitura de Biguaçu, seguida pela de Palhoça e de Itapema, todas de Santa Catarina", relembra o empreendedor. 

Além de substituir o papel com a digitalização dos documentos e processos externos e internos, a ferramenta, utilizada atualmente em 33 prefeituras, monitora o andamento das tarefas por servidores ao registrar o responsável pelos processos.

O investimento inicial dos empreendedores na criação da solução foi de aproximadamente R$ 150 mil. Após o lançamento, a startup atraiu a atenção da empresa de tecnologia catarinense Softplan, que realizou um aporte de valor não foi divulgado.

A empresa possui sede em Florianópolis, com um escritório localizado no prédio da Softplan, e possui 16 colaboradores.