Reuniões são a maldição e a benção da vida corporativa moderna. Por um lado, geram uma sobrecarga cognitiva considerável: a fadiga por Zoom, fenômeno causado pelo excesso de reuniões online, é real e têm efeitos nocivos para a saúde mental. Por outro, um contexto como o atual, com o advento do trabalho remoto/híbrido, são um mecanismo fundamental de sincronização de esforços e atividades.

Toda reunião serve pra gerar algum valor, senão não as faríamos. O problema é que toda reunião também tem um custo. Se isso não for equacionado, é bem possível que uma organização esteja destruindo valor.

Já a análise dos custos indiretos é mais qualitativa: podemos listar aqui o custo emocional e psicológico de um dia inteiro de reuniões, ou o custo de oportunidade da interrupção: é muito difícil construir algo cognitivamente exigente sendo interrompido para interagir com as pessoas, ou seja, por mais que muitas vezes tratamos as reuniões como uma questão natural da vida organizacional, ela custa, e muitas vezes custa caro.

Quem envia um famigerado invite o faz porque espera que aquela reunião seja útil. Ninguém envia um convite para as pessoas perderem tempo, mas muitas vezes não definimos exatamente o que esperamos gerar de valor antes de clicar em “enviar”. Simplesmente aceitamos a reunião como o mecanismo padrão para informar, alinhar, decidir ou o que for.

Quando a agenda começa a ficar comprometida com reuniões o dia inteiro, e várias questões difíceis não avançam por falta de tempo de qualidade sem interações, você só tem dois caminhos: aceitar que passar o dia em reuniões faz parte da “descrição do cargo”, ou tentar ser mais crítico no quando, porque e como nos reunirmos.

No geral, toda reunião busca gerar dois tipos de valor (em proporções diferentes de acordo com o encontro), valor funcional e valor social.

Valor funcional

O valor funcional nada mais é do o avanço que uma reunião gera em relação aos objetivos e prioridades da organização. Esse valor pode ser gerado de diversas formas. Por exemplo:

- Definição de prioridades: as pessoas se reúnem para definir o que deve ser feito e onde a energia do time deve estar alocada;

- Remover obstáculos: as pessoas compartilham desafios que estão tendo no seu trabalho, e abrem para a colaboração em relação a formas de endereçá-los;

- Tomada de decisão: o time decide, de forma coletiva, um certo curso de ação, ou a adoção de um certo padrão, no seu trabalho;

- Compartilhamento de informações: as pessoas compartilham algo que julgam relevante para a qualidade do trabalho e das decisões das demais;

- Acompanhamento de resultados: o líder ou gestor pergunta a cada pessoa o que está realizando, e como está em relação aos objetivos acordados;

- Consolidação de aprendizados: o time reflete sobre o que aconteceu em um dado período, e consolida as principais lições aprendidas, seja de forma tácita (apenas conversando), ou de forma explícita (registrando em alguma base de dados).

Uma prática interessante é relacionar cada pauta de uma reunião ao que se busca com ela: o objetivo ali é informar? Decidir? Acompanhar? Definido o valor que se busca gerar, fica mais fácil avaliar a qualidade de uma reunião em relação a seus objetivos esperados.

Valor social

O valor social de uma reunião está na construção e aprofundamento das relações entre as pessoas a partir daquele ritual. Podemos pensar em algumas formas.

- Construção de laços: as pessoas interagem, informalmente, falando de algum assunto pessoal, seja características suas, atividades, preferências, etc;

- Fortalecimento da cultura: os valores da organização são comunicados a partir de uma certa pauta da reunião;

- Contratos psicológicos: as pessoas assumem, junto a seus pares, não apenas seus líderes, certos compromissos a serem realizados, como o que buscam realizar ou alcançar na próxima semana, e quais obstáculos devem encarar;

- Celebração: o time celebra os resultados alcançados em um dado período, “recarregando” as baterias para um novo ciclo de performance.

O valor social é tão importante quanto (ou às vezes até mais, dependendo do contexto) do que o valor funcional. Tratá-lo apenas como subproduto das conversas entre as pessoas, ao invés de cultivá-lo de forma intencional, é perder a oportunidade de cultivar laços no time, fundamental para promoção de uma cultura de alta performance.

*Por Pedro Nascimento, COO do Grupo Anga.