Enquanto as responsabilidades crescem, os orçamentos continuam diminuindo. Alinhar as metas do negócio à Tecnologia da Informação faz a companhia caminhar de forma mais eficaz e, mais que isso, permite que a gerência veja o departamento de TI como ele realmente é: uma parte indispensável da organização. Por isso, algumas práticas se mostram imprescindíveis para ajudar a reduzir custos e aumentar a eficiência operacional do seu departamento de TI.

Entenda as metas do negócio

Para o alto escalão, TI pode parecer simplesmente um custo alto no balanço da empresa. Aprenda sobre os produtos e serviços da sua companhia, além de estar a par dos processos utilizados pelos funcionários no relacionamento com os clientes. Isso vai ajudar a priorizar os projetos de TI e fazer a tecnologia funcionar para a organização como um todo. É importante criar uma rede entre as pessoas para realmente entender como a empresa funciona, e como isso pode ser otimizado.

Dê foco em projetos que reduzam custos e/ou ajudem a empresa a crescer

TI não pode fazer tudo, e você não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo. É comum que tarefas que exijam muito tempo sejam irrelevantes para a maioria dos usuários. Priorize os projetos identificando sistemas de negócios que reduzam custos ou aumentem a receita e trabalhe para fazer com que essas ferramentas funcionem de forma mais rápida e eficiente. Com isso, a empresa vai notar que TI está atenta aos negócios.

Pense em automação para diminuir custos operacionais

Imagine o varejo e a indústria automobilística sem automação. TI é a mesma coisa. Muitas tarefas repetitivas podem ser automatizadas, diminuirmos o custo operacional e garantindo a qualidade.

Faça a nuvem trabalhar a seu favor

Aproveite os recursos em nuvens existentes hoje em dia. Você poderá colocar aplicativos de sua empresa, dados, ferramentas e diversos outros itens. O mais interessante é que isso poderá ser feito com uma qualidade muito maior do que você tem dentro de casa e talvez por um preço muito mais baixo. Veja como exemplo o e-mail: você pagar uma fee mensal pelo aplicativo para todos os empregados de sua empresa, ao invés de manter um servidor de e-mail, que você deverá ter um TCO bem alto. Ou seja, não gastará apenas com o custo de implementação, mas também o custo de manutenção mensal. Realmente vale a pena comparar o custo de um aplicativo dentro de casa ou na nuvem.

Não tenha medo de aderir às tendências

Uma das melhores maneiras de manter seu posto é abrir seus horizontes por meio de novas responsabilidades. Virtualização, cloud computing, mídias sociais, SEO e computação móvel são tecnologias e tendências que estão crescendo e se tornando mais importantes para o sucesso dos negócios. Aproveite estas novas tecnologias não para estar na moda, mas sim, pelos benefícios que cada uma pode gerar para você. Quero dizer, lembre-se de perguntar porque irá fazer este projeto ou o outro.

Reconheça os benefícios do usuário self-service

Ter novas responsabilidades não deveria significar uma queda no serviço das antigas atividades. Basta deslocar a responsabilidade de gerenciamento aos usuários. Crie ferramentas para que seus usuários se aproveitem do modelo self-service, permitindo mudanças pré-aprovadas nos sistemas sem o envolvimento de TI. Mostre ao usuário que você disponibiliza o formato self-service, mas também continua oferecendo o sistema SLA de atendimento.

Mantenha as informações da empresa em segurança

A atual dinâmica do ambiente de negócios é baseada no fluxo de informações entre as corporações, dispositivos móveis e escritórios de clientes no mundo todo, deixando as informações da sua empresa vulneráveis. Não espere para criar um sistema robusto de segurança da informação e política de proteção de dados. Certifique-se de que você pode acompanhar, monitorar, proteger e garantir a continuidade do negócio de todos os sistemas conectados à rede da corporação, incluindo dispositivos móveis dos funcionários. Ter visibilidade e controle do ambiente todo é fundamental.

Identifique previamente potenciais problemas antes que se tornem grandes demais

Todos falam que trabalhar na prevenção é melhor, então, por que não criar um processo para garantir a prevenção? Aproveite sua grande base de incidentes, busque as causas raiz e crie melhorias preventivas em seu ambiente. Se tiver como criar alguma forma de remediar os problemas automaticamente, melhor ainda. Esta mesma ação também poderá ser executada de tempos em tempos no seu ambiente, evitando incidentes, usuários parados e/ou iritados.

Trabalhe na máquina do usuário sem interrompê-lo

O usuário é seu cliente, trate-o como um. Ninguém gosta de ser interrompido, principalmente quando está cercado de prazos. Crie um sistema para fazer mudanças de forma remota sem que o usuário perceba que a manutenção está sendo feita. Tornando o proativo visível e o reativo invisível, você conquista a confiança e o respeito dos usuários.

Mostre o valor da sua equipe com relatórios detalhados

A maioria dos executivos nível C não reconhece um switch layer 7.  Por isso, é importante traduzir seus bem-sucedidos processos de TI para uma linguagem que eles conheçam – a linguagem de negócio. Fale sobre o tempo de atividade, transações processadas, mobilidade, ameaças prevenidas – qualquer coisa que possa ser transformada em dinheiro. Se você quer jogar com os grandes, fale o vocabulário deles.

*Guilherme Chaddad é gerente-geral da Kaseya Brasil